Sur le plan technique et organisationnel, l’utilisation du courrier électronique facilite la coopération entre deux ou plusieurs établissements, surtout pour traiter des questions d’organisation. Celui-ci offre la possibilité d’échanger rapidement des messages (par exemple un canevas de programme, une liste d’élèves participants, etc) et n’exige pas d’être en même temps disponible comme pour une communication téléphonique, même si celle-ci reste parfois préférable. De plus, on peut beaucoup mieux se faire comprendre par écrit (utilisation d'un dictionaire) que par téléphone quand on ne maîtrise pas trop bien la langue.

Mais aussi dans le cas d’autres échanges écrits, le courriel est le plus rapide et le moins cher de tous les modes communication à distance (lettre, téléphone, télécopie). Il est, par exemple, possible d’envoyer en annexe des textes, (des textes fabriqués par les élèves, des informations utiles, des images soient enregistrées par une caméra numérique, soit passées au lecteur optique (scanner) ; le partenaire peut commenter ce texte, y faire des ajouts (dans ce cas en utilisant la fonction correspondante existant sur tous les logiciels de traitement de textes) et le retourner. Même si plusieurs y participent, on peut reconnaître les apports de chacun. Cela suppose toutefois que tous les partenaires utilisent des logiciels compatibles (ce qui n’est pas évident selon notre expérience). Même quand tous les partenaires utilisent les logiciels de la même maison, par exemple " Word " de Microsoft, il faut utiliser la version la plus ancienne. Ce problème est souvent soluble, même si les uns utilisent des PC compatibles à IBM et d’autres des Mac Intosh. Il est toujours recommandé de recourir au Richt Text Format (rtf) qui fonctionne toujours et peut être lu et traité par tous.

Hormis ces questions il faut cependant formuler certaines règles pour s’assurer d’un bon fonctionnement dans le cadre d’un échange, entre autres, par exemple, à quelle personne le courriel doit-il être adressé et dans quelle(s) langue(s). Même s’il y a une adresse électronique spécifique pour le projet au sein de l’établissement et que cette boîte électronique est ouverte régulièrement, il est néanmoins préférable d’envoyer toujours un double à une deuxième personne (et adresse électronique) du même établissement. De même qu’il est apparu pratique en coopérant avec plusieurs personnes ou plusieurs établissements d’établir une ou plusieurs listes de ventilation (mailing list) et souhaitable de répondre tout de suite, même s’il ne s’agit que d’accuser réception d’une information / courrier et de demander de patienter pour la réponse. La manifestation d’une présence continue est importante dans les contacts à distance. Cela peut souvent éviter les sentiments de malaise et éventuellement les malentendus. Nous avons fait souvent l’expérience qu’il était bon d’intégrer au message un écho, un retour en y inscrivant une demande, un commentaire.

Note 6 : Nous utiliserons ici un double système pour la terminologie des techniques de l’information et de la communication: le terme anglais/américain connu des spécialistes et le terme français, - francophone en fait, car il s’agit bien souvent de propositions terminologiques venant de l’Office de la langue française québecois – (par exemple " e-mail " et " courriel ", proposition terminologique couramment utilisée au Québec et ailleurs, mais aussi d’autres plus récentes telles " bavardoir " pour " chatroom " ou bavardage-clavier/clavardage pour " chat "). Cette approche nous semble la plus adéquate pour permettre de parler un langage universel, celui de la technique, tout en étant soucieux de solliciter sa propre langue dans ses ressources propres pour créer les nouveaux termes qui rendent compte de l’évolution de la réalité. Consulter : http://www.olf.gouv.qc.ca/ Le Signet : la référence branchée en terminologie (avec moteur de recherche). Retour